Informativa sulla privacy per i candidati

In sintesi

• (a) Il colloquio iniziale è condotto da un sistema di intelligenza artificiale, non da una persona. Glielo comunichiamo prima che la conversazione inizi.
• (b) La decisione sulla sua candidatura è presa da una persona che legge la trascrizione del colloquio. L'IA produce una valutazione ma non emette rifiuti.
• (c) Non analizziamo le sue emozioni, non creiamo modelli biometrici della sua voce e non valutiamo il suo aspetto.
• (d) Può rifiutare di interagire con l'IA e svolgere il colloquio con una persona. Ciò non la penalizzerà.
• (e) Conserviamo i dati dei candidati per non più di 6 mesi dalla fine della procedura di selezione, salvo suo consenso a un periodo più lungo.
• (f) Può ottenere una copia dei suoi dati, farli correggere o cancellare e contestare la decisione. Contatto: nativecall@nativia.pro.

1. Chi tratta i suoi dati

1.1. Il titolare del trattamento è Market Test OÜ, codice di registro 16639431, indirizzo: Vesivärava tn 50-301, Kesklinna linnaosa, 10152 Tallinn, Harju maakond, Estonia (la «Società», «noi»). La Società determina da sola le finalità e i mezzi del trattamento; la contitolarità ai sensi dell'art. 26 GDPR non si applica.

1.2. Il servizio di selezione: https://native-callrecruitmentai.com.

1.3. Domande ed esercizio dei suoi diritti: nativecall@nativia.pro, indirizzo postale: Vesivärava tn 50-301, Kesklinna linnaosa, 10152 Tallinn, Harju maakond, Estonia.

2. Come funziona la selezione

2.1. La presente Informativa si applica alle persone che si candidano alle posizioni della Società e svolgono la selezione iniziale tramite il Servizio (il «Candidato», «lei»), che si trovano nei paesi indicati nell'intestazione del documento. Il Servizio non è destinato a persone di età inferiore a 18 anni.

2.2. Il conferimento dei dati è facoltativo, ma senza le informazioni contrassegnate come obbligatorie non possiamo prendere in considerazione la sua candidatura.

2.3. Le candidature si presentano esclusivamente tramite la chat con l'assistente IA all'indirizzo https://native-callrecruitmentai.com. Non esistono altri canali di candidatura.

2.4. Nella stessa chat l'assistente IA conduce un colloquio di circa [15] minuti con messaggi di testo e vocali, ponendo domande da un elenco predefinito: esperienza lavorativa, lingue, disponibilità, condizioni tecniche, diritto a lavorare e aspettative retributive.

2.5. Ne risulta una scheda con le sue risposte e una valutazione preliminare rispetto ai criteri (Allegato 2).

2.6. Un membro del personale della Società responsabile della selezione esamina la scheda e la trascrizione del colloquio e prende la decisione. Le modalità sono descritte nella sezione 4.

2.7. In caso di decisione positiva, l'assistente le fissa in chat un colloquio telefonico con un membro del personale responsabile della selezione. Il colloquio telefonico non viene registrato. In caso di rifiuto, riceve in chat una comunicazione con il motivo principale e le modalità per contestarlo.

2.8. Può in qualsiasi momento, anche prima dell'inizio del colloquio, rifiutare l'uso dell'intelligenza artificiale e chiedere che il colloquio sia condotto da un membro del personale, scrivendo a nativecall@nativia.pro. Ciò non comporta conseguenze negative. I messaggi vocali non sono obbligatori: può rispondere solo per iscritto, anche quando il formato vocale le risulta difficile per motivi di salute, senza fornire spiegazioni. In tal caso la padronanza della lingua e la chiarezza del parlato sono valutate da un membro del personale durante il colloquio telefonico.

3. Quali dati, da dove, perché e su quale base

3.1. In fase di selezione non richiediamo fotografia, data di nascita, numero del documento d'identità, coordinate bancarie e indirizzo di residenza.

3.2. Non richiediamo, e le chiediamo di non comunicare, informazioni su salute, disabilità, gravidanza, stato civile e figli, origine razziale o etnica, convinzioni religiose e politiche, appartenenza sindacale, vita e orientamento sessuale, condanne penali. L'assistente è configurato per non porre tali domande. Se tali informazioni finiscono nella trascrizione su sua iniziativa, vengono cancellate o mascherate e non sono usate nella decisione. Se necessita di accomodamenti ragionevoli in relazione a una disabilità, ce lo comunichi a nativecall@nativia.pro: tali informazioni sono trattate separatamente, da un gruppo ristretto di persone, ai sensi dell'art. 9(2)(b) GDPR, e non sono trasmesse al sistema di valutazione.

3.3. L'unica fonte dei dati è lei. Non otteniamo informazioni sul suo conto da terzi e non le raccogliamo da social network o altre fonti pubbliche.

3.4. Se il trattamento si basa sul consenso, può revocarlo in qualsiasi momento; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente. Se si basa sul legittimo interesse, abbiamo svolto una valutazione di bilanciamento, il cui esito è disponibile su richiesta.

4. Il ruolo dell'intelligenza artificiale e il processo decisionale

4.1. Ai sensi dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 la informiamo espressamente che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale. L'informazione è data prima dell'inizio del colloquio e ripetuta su sua richiesta. Se l'assistente usa una voce sintetica, ciò è comunicato all'inizio della conversazione.

4.2. La decisione finale non è basata unicamente su un trattamento automatizzato. Il sistema non emette rifiuti. Il suo risultato è una valutazione, non una decisione.

4.3. Qualunque sia la valutazione, la candidatura è trasmessa a un membro del personale della Società che: ha la competenza e il potere di modificare l'esito; esamina la trascrizione del colloquio e le sue risposte originali, non solo il punteggio finale; non è tenuto a seguire la valutazione del sistema; documenta i motivi della decisione. Non è consentito confermare la valutazione senza esaminare la trascrizione; il fatto e l'ora dell'esame sono registrati nel log del sistema.

4.4. Le categorie particolari di dati di cui all'art. 9 GDPR non sono utilizzate nel processo decisionale.

4.5. Le sono garantiti: il diritto di chiedere che la candidatura sia riesaminata da un diverso membro del personale; il diritto di esprimere la sua posizione e fornire ulteriori informazioni; il diritto di contestare la decisione. La richiesta va inviata a nativecall@nativia.pro ed è trattata entro un mese. In caso di rifiuto riceve sempre una comunicazione con il motivo principale e le modalità per contestarlo.

4.6. Informazioni significative sulla logica della valutazione sono riportate nell'Allegato 2.

4.7. Non effettuiamo, e il sistema è configurato per non effettuare: (a) il riconoscimento o l'inferenza di emozioni e stati emotivi — pratica vietata nell'ambito lavorativo dall'art. 5(1)(f) del Regolamento (UE) 2024/1689; (b) la creazione di modelli biometrici vocali e facciali, l'identificazione e la categorizzazione biometrica; (c) l'inferenza di origine razziale o etnica, salute, disabilità, gravidanza, convinzioni, orientamento e appartenenza sindacale, anche da accento, nome o luogo di nascita; (d) la valutazione dell'aspetto, della mimica e dei gesti; (e) l'analisi dei suoi profili sui social network.

4.8. La padronanza della lingua e la chiarezza del parlato sono valutate esclusivamente per determinare la capacità di svolgere la mansione di operatore. Si valuta quanto il suo parlato è comprensibile per l'interlocutore, non quanto si avvicina alla pronuncia di un madrelingua. Un accento non è di per sé motivo di valutazione negativa. Verifichiamo regolarmente i risultati del sistema per individuare differenze sistematiche fra gruppi di candidati rispetto a caratteristiche protette, compresa l'accuratezza del riconoscimento vocale per parlanti di lingue madri diverse.

4.9. Il personale che opera il sistema dispone di un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA ai sensi dell'art. 4 del Regolamento (UE) 2024/1689.

4.10. Il sistema di valutazione dei candidati rientra nella categoria ad alto rischio ai sensi del punto 4(a) dell'Allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689. Gli obblighi per tali sistemi si applicano dal 2 dicembre 2027 ai sensi del Regolamento (UE) 2026/1744; le misure corrispondenti sono attuate in anticipo.

4.11. I suoi dati non sono utilizzati per addestrare o perfezionare modelli di intelligenza artificiale.

5. A chi e dove vengono trasmessi i dati

5.1. All'interno della Società hanno accesso solo i dipendenti a cui serve per la selezione del personale e per il funzionamento del Servizio.

5.2. Ci avvaliamo di responsabili del trattamento delle seguenti categorie: collaboratori che svolgono funzioni di selezione (situati in Bulgaria, Grecia e Federazione Russa); il fornitore della piattaforma di chat; il fornitore del modello linguistico (OpenAI); il fornitore del riconoscimento vocale; il fornitore dei servizi aziendali di calendario e chiamate via internet (Google Calendar) attraverso cui i colloqui telefonici sono fissati e svolti; l'hosting cloud; il sistema di gestione delle candidature (Google Sheets); il fornitore di posta elettronica per la corrispondenza sulle sue richieste; i servizi di analisi; le società del gruppo; i consulenti esterni legali, di revisione e altri. Con ciascuno è in essere un contratto conforme all'art. 28 GDPR. L'elenco nominativo è disponibile su richiesta a nativecall@nativia.pro.

5.3. I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche e tribunali se la legge applicabile lo richiede. Non vendiamo i suoi dati e non li comunichiamo per finalità di marketing.

5.4. Alla data della presente edizione i flussi sono: (a) hosting del Servizio e delle banche dati — Repubblica Federale di Germania (nel SEE); (b) trattamento del testo del colloquio da parte del fornitore del modello linguistico — Irlanda (nel SEE), con clausole contrattuali standard ove siano coinvolti sub-responsabili fuori dal SEE; (c) organizzazione e svolgimento dei colloqui telefonici tramite i servizi aziendali di calendario e chiamate via internet — Irlanda (nel SEE), con clausole contrattuali standard ove siano coinvolti sub-responsabili fuori dal SEE; (d) accesso dei collaboratori che svolgono la selezione ai dati dei Candidati che si trovano in Spagna, Italia e Portogallo — Federazione Russa.

5.5. Il trasferimento di cui alla lettera (d) della clausola 5.4 avviene sulla base delle clausole contrattuali standard adottate con la Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 della Commissione, con una valutazione d'impatto del trasferimento e le seguenti misure supplementari: l'accesso è concesso solo tramite una sessione remota sicura senza possibilità di scaricare dati su dispositivi locali; l'accesso di ciascun collaboratore è limitato ai Candidati necessari; ogni accesso ai dati è registrato; la conservazione locale dei dati da parte del collaboratore è vietata per contratto. Anche l'accesso remoto da parte di personale fuori dal SEE costituisce un trasferimento. Copie delle garanzie applicate sono disponibili su richiesta a nativecall@nativia.pro.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

6.1. Se l'Allegato 1 stabilisce per il suo paese un periodo di conservazione diverso, si applica il periodo indicato nell'Allegato 1.

6.2. La selezione si considera conclusa quando è presa la decisione definitiva sulla posizione o, se esistono termini di legge per contestarla, quando tali termini sono scaduti.

6.3. Alla scadenza i dati sono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile, comprese le copie di backup entro un periodo ragionevole determinato tecnicamente.

7. Sicurezza

7.1. Applichiamo misure conformi all'art. 32 GDPR: controllo degli accessi per ruolo e secondo il principio del minimo privilegio; autenticazione a più fattori per l'accesso amministrativo; cifratura in transito e, ove applicabile, a riposo; registrazione degli accessi ai dati dei Candidati; backup; revisione periodica dei diritti di accesso; obblighi di riservatezza per il personale e i collaboratori.

7.2. In caso di violazione dei dati personali notifichiamo l'autorità di controllo competente entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, se la violazione può comportare un rischio per i suoi diritti, e informiamo lei se il rischio è elevato.

7.3. Per il Servizio è stata svolta una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell'art. 35 GDPR.

8. I suoi diritti

8.1. Ha diritto: di accedere ai dati e ottenerne copia, compresa la copia della trascrizione del colloquio e della scheda di valutazione (art. 15); di rettifica e integrazione (art. 16); di cancellazione (art. 17); di limitazione del trattamento (art. 18); alla portabilità dei dati che ha fornito (art. 20); di opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21); alle garanzie previste dalla clausola 4.5 della presente Informativa (art. 22); di revocare il consenso in qualsiasi momento; di proporre reclamo a un'autorità di controllo.

8.2. La richiesta va inviata a nativecall@nativia.pro. Rispondiamo entro un mese; il termine può essere prorogato di non più di due mesi, informandola entro il primo mese. L'esercizio dei diritti è gratuito; in caso di richieste manifestamente infondate o eccessive possiamo addebitare un contributo ragionevole o rifiutare, motivando il rifiuto. Possiamo chiedere le informazioni necessarie a confermare la sua identità, limitatamente a quanto necessario.

8.3. Può proporre reclamo all'autorità di controllo del luogo di residenza abituale, di lavoro o del luogo della presunta violazione:

8.4. Rivolgersi prima a noi non è una condizione per proporre reclamo.

9. Cookie e modifiche dell'Informativa

9.1. Il Servizio usa solo cookie e tecnologie analoghe strettamente necessari, senza i quali la chat non può funzionare: per mantenere la sessione e conservare l’andamento del colloquio. Per legge non è richiesto alcun consenso. Non vengono usati cookie analitici, pubblicitari o altri cookie non essenziali.

9.2. L'edizione corrente dell'Informativa è pubblicata all'indirizzo https://native-callrecruitmentai.com/it/privacy con la data di entrata in vigore. Informiamo via e-mail i Candidati i cui dati sono in trattamento al momento di una modifica sostanziale che incida sulle finalità o sulle basi giuridiche del trattamento.

9.3. La presente Informativa è fornita in italiano, bulgaro, greco, spagnolo, portoghese, kazako e russo. In caso di divergenza fra le versioni prevale la versione in italiano.

Allegato 1. Disposizioni specifiche per paese

L'Allegato integra il testo principale. In caso di divergenza si applica la disposizione dell'Allegato.

Bulgaria

Si applica la Legge sulla protezione dei dati personali. Conservazione: 6 mesi dalla fine della procedura di selezione (art. 25k di tale Legge), salvo che il Candidato abbia acconsentito a un periodo più lungo. Se al Candidato sono stati richiesti originali o copie autenticate di documenti attestanti idoneità, qualifiche e anzianità, essi sono restituiti entro 6 mesi dalla fine della procedura; cerchiamo di non richiedere originali. I documenti interni della procedura possono essere conservati fino a 3 anni, in linea con il termine previsto dalla Legge sulla protezione contro la discriminazione. Autorità di controllo: Commissione per la protezione dei dati personali.

Grecia

Si applica la Legge 4624/2019, comprese le disposizioni sul trattamento nel contesto lavorativo. Conservazione: come indicato nella sezione 6. La registrazione audio avviene solo previa espressa comunicazione e, ove applicabile, con il consenso del Candidato; la comunicazione è riprodotta all'inizio della conversazione. Le informazioni ai Candidati che si trovano in Grecia sono fornite in greco. Autorità di controllo: Autorità ellenica per la protezione dei dati.

Italia

Si applica il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018). Conservazione: come indicato nella sezione 6. Ai sensi dell'art. 8 della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori) è vietato indagare sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del Candidato e su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale; l'insieme delle domande dell'assistente è costruito tenendo conto di questo limite. Ai sensi dell'art. 1-bis del D.Lgs. 104/2022 sono fornite informazioni sull'uso di sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati, comprese finalità, logica, categorie di dati trattati e misure di controllo. Autorità di controllo: Garante per la protezione dei dati personali.

Portogallo

Si applica la Lei n.º 58/2019, compreso l'art. 28 sul trattamento nel contesto lavorativo. Conservazione: come indicato nella sezione 6. Ai sensi dell'art. 17 del Código do Trabalho il datore di lavoro non può richiedere informazioni sulla vita privata, sulla salute e sulla gravidanza, salvo nei casi espressamente previsti dalla legge e con motivazione scritta della necessità. Autorità di controllo: Comissão Nacional de Proteção de Dados.

Spagna

Si applica la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), comprese le disposizioni sui diritti digitali nel contesto lavorativo (artt. 87-91). Conservazione: come indicato nella sezione 6. Le informazioni sui sistemi di valutazione automatizzata utilizzati sono fornite al Candidato prima dell'inizio della valutazione. Ove esistano rappresentanti dei lavoratori, a essi sono fornite informazioni sui parametri e sulla logica degli algoritmi che incidono sulle condizioni di lavoro e sull'accesso all'impiego, nella misura richiesta dall'art. 64.4 dell'Estatuto de los Trabajadores. Autorità di controllo: Agencia Española de Protección de Datos; l'autorità competente per l'intelligenza artificiale è l'AESIA.

Allegato 2. Logica della valutazione

L'Allegato fornisce informazioni significative sulla logica del trattamento ai sensi degli artt. 13(2)(f) e 15(1)(h) GDPR. I valori sono da completare in base ai requisiti effettivi della posizione.

1. La valutazione si forma sulla base dell'insieme dei criteri. Il sistema non emette rifiuti su nessuno di essi: qualunque sia l'esito, la decisione è presa da un membro del personale della Società nei modi descritti nella sezione 4.

2. Non influenzano e non possono influenzare la valutazione: sesso, età, stato civile, figli, gravidanza, salute e disabilità, cittadinanza e origine etnica oltre la verifica del diritto a lavorare, religione, opinioni politiche, appartenenza sindacale, orientamento sessuale, accento, timbro e colorazione emotiva della voce, velocità del parlato, aspetto.